LAPORAN KEGIATAN SURVEY AKUISISI & PENILAIAN ARSIP DOKUMEN SKPD KABUPATEN LUWU UTARA

Foto Kegiatan Survey Akuisisi

Latar Belakang

Salah satu problema pada umumnya dialami oleh setiap pengelola arsip instansi / perusahaan adalah banyaknya akumulasi arsip secara terus menerus hingga terjadi penumpukan arsip yang mengganggu suasana ruang kerja maupun gudang penyimpanan arsip.

Sesuai amanat Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang kearsipan  bahwa Setiap Lembaga Negara Pemerintah Daerah,Perguruan Tinggi, Perusahaan serta Organisasi Kemasyarakatan dan Politik dalam penyelenggaraan kegiatan tentu menciptakan arsip, arsip sebagai rekaman kegiatan, sebagai bahan pengambilan kebijakan, alat bukti akuntabilitas kinerja, memori dan identitas serta bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Arsip adalah sebagai sumber informasi dan bahan pertanggung jawaban kebangsaan perlu mendapat perhatian yang serius sehingga pengelolaan arsip dapat dimanfaatkan secara efisien dan efektif.agar pada saat arsip dibutuhkan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat.

Pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan, yang didukung oleh sumber daya manusia dan pengelolaan yang berdasarkan  kaidah-kaidah dan peraturan kearsipan, sebagai inti kegiatan Survey Akuisisi dan Penilaian Arsip yang merupakan upaya penyelamatan dan pelestarian serta pewarisan arsip dalam memori kolektif kehidupan berbangsa dan bernegara pada generasi yang akan datang. Tak dapat dipungkiri  bahwa pengabaian terhadap pentingnya arsip harus dilihat sebagai ancaman terhadap hilangnya jejak rekam sejarah dan secara administrativ dikenal sebagai hilangnya pemerintahan“ Arsip  Hilang Asset Melayang” salah satu upaya peningkatan kualitas pengelola arsip demi menciptakan arsip yang baik menuju tata kelola pemerintahan yang baik pula. 

Sesuai Surat Edaran Bupati Luwu Utara Nomor 042/120/Dispersipda, tanggal 30 Oktober 2018 Perihal Percepatan Penyelenggaraan Kearsipan SKPD,”mempersiapkan SDM Kearsipan bagi pengelolah arsip SKPD terkait penyusutan arsip dinamis dan seterusnya untuk dimusnahkan bersama Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kabupaten Luwu Utara. Pemusnahan arsip SKPD adalah merupakan bahagian akhir dari sebuah proses yang panjang pada kegiatan Survey Akuisisi dan Penilaian Arsip. Untuk itu setiap pengelolaan arsip perlu memiliki program penyusutan arsip yang sistematis yang manual atau pedoman dasar  yang dapat digunakan sebagai acuan pelaksanaan penyusutan arsip secara periodik yaitu berupa Jadwal Retensi Arsip ( JRA )

1.         Dasar Pelaksanaan

-     Undang-Undang  Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

-     Rencana Kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Luwu Utara Tahun   2020 

     -  Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) tahun 2020 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah  Kabupaten Luwu Utara

-     Peraturan Bupati Luwu Utara No.29 Tahun 2009 tentang Pola Klasifikasi Arsip

-     Surat Keputusan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Nomor; 188.4.45/07/2020 tentang Pembentukan Panitia PelaksanaKegiatan Survey Akuisisi dan Penilaian Arsip.

-     Peraturan Bupati Luwu Utara No.99 Tahun 2017 tentang Jadwal Retensi Arsip.

-     Edaran Bupati Luwu Utara Nomor 042/120/Dispersipda tanggal 30 Oktober 2018 tentang Percepatan Penyelenggaraan Kearsipan SKPD 

2.       Tugas Pokok dan fungsi

   Sesuai Peraturan Daerah Kabupaten Luwu Utara mempunyai tugas pokok dan fungsi sebagaimana tercantum dalam Peraturan Daerah Nomor 13 Tahun 2016 yaitu :

a.      Tugas Pokok :

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan dalam rangka penyelenggaraan pemerintah Daerah yang bertujuan dibidang Perpustakaan dan arsip daerah, yang menjadi tanggung jawab dan  kewenangannya berdasarkan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku

Fungsi :

1.     Perumusan kebijakan tehknis dibidang kearsipan terkait pengelolaan Arsip.

2.     Melakukan koordinasi dan mengendalikan Pelaksanaan kegiatan Akuisisi dan pengelolaan Arsip.

3.     Melaksanakan Kegiatan Survey Akuisisi dan Penilaian Arsip sampai Pemusnahan Arsip.

4.     Membuat Daftar Arsip Musnah.

3.         Maksud dan Tujuan

                        Maksud dan tujuan  Survey Akuisisi untuk memberikan contoh tata cara memilah arsip dan menginventarisir arsip usul musnah sesuai Jadwal Retensi Arsipsehingga tidak terjadi penumpukan arsip dan tidak mengambil tempat penyimpanan arsip pada SKPD

       Untuk mencapai tujuan tersebut diatas Pemerintah Daerah melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah T.A. 2020 melaksanakan kegiatan Survey Akuisisi dan Penilaian Arsip SKPD Lingkup Pemerintah Kabupaten Luwu Utara

Adapun tugas panitia Pelaksana Kegiatan Survey Akuisisi dan Penilaian Arsip antara lain :

a.         Melaksanakan kegiatan Survey Akuisisi & Penilaian Arsip di 4 SKPD Lingkup Pemerintah Kab.Luwu Utara

b.         Mempersiapkan bahan-bahan pelaksanaan kegiatan survey akuisisi

c.         Memberikan contoh tata cara membuat daftar arsip in aktif

d.         Memberikan contoh tata cara pengisian format daftar arsip usul musnah

e.         Menyeleksi Arsip

f.          Penilaian Arsip

g.         Pelaksanaan Pemusnahan Arsip

4.           Anggaran dan Sumber Dana

              Pelaksanaan Kegiatan ini dibiayai oleh APBD Kabupaten Luwu Utara melalui DPA Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah pada Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah

          Anggaran yang disediakan untuk pelaksanaan kegiatan ini sebesar Rp. 12.185.000 ( Dua Belas Juta Seratus Delapan PuluhRibu RibuRupiah;- )

5.           Pelaksanaan

       Sasaran pelaksanaan kegiatan Survey Akuisisi dan Penilaian Arsip SKPD  Lingkup Pemerintah Kabupaten Luwu Utara. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah untuk Tahun 2020 menetapkan target  4 SKPD yaitu :

1.          Dinas Tanaman Pangan,Holtikultura dan Perkebunan Luwu Utara

2.          Sekretariat DPRD Luwu Utara

3.          Dinas Perumahan Rakyat,Kawasan Pemukiman Dan Pertanahan Luwu Utara

4.          Dinas Penanaman Modal Terpadu satu PintuLuwu Utara

           Pelaksanaan Survey Akuisisi dan penilaian Arsip dimulai Bulan Maret s/d Bulan Desember 2020 dan jadwal kegiatan dan dokumen pendukung terlampir.

6.         Kesimpulan dan Saran

                        Dari hasil survey lapangan pada kegiatan Survey Akuisisi dan Penilaian Arsip yang telah dilakukan untuk tahun 2020 dapat disimpulkan kondisi arsip di SKPD Lingkup Pemerintah Kabupaten Luwu Utara belum tersusun dengan baik dan benar,khusunya penyimpanan arsip dinamis in aktif (arsip yang frekuwensi penggunaannya telah menurun).            

            Dengan adanya kegiatan Survey Akuisisi dan Penilaian Arsip ini dari ke 4 SKPD sudah ada dampak perubahan  di masing-masing SKPD Lingkup Pemerintah Kabupaten Luwu Utara yang telah dibina, bahkan ada tindak lanjut dari pihak terkait,namun belum sampai ke Pemusnahan karena disebabkan oleh sesuatu dan lain hal,termasuk salah satunya adalah adanya Pengelolah Tekhnis Kerasipan SKPD yang terjangkit Covid- 19, sehingga pelaksanaan pemusnahan tidak dilaksanakan.                                                            Dan masih perlu harus ditingkatkan pengetahuan SDM Kearsipan, sehingganantinya timbul kesadaran yang tinggi tentang pentingnya pengelolaan arsip, mempersiapkan penyusutan arsip dinamis, dan seterusnya untuk  dimusnahkan dengan  berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip Peraturan Bupati Nomor 99 Tahun 2017

                   Harapan kami semoga ke depannya arsip SKPD Lingkup Pemerintah Kab. Luwu Utara  semakin tertata dengan tertib dan pemusnahan arsip dapat dilaksanakan  di SKPDmasing-masing .

Saran-saran untuk menunjang kegiatan Survey Akuisisi dan Penilaian Arsip tersebut antara lain: 

1.    Perlu  Anggaran yang memadai untuk tahun mendatang.

2.    Perlu sarana dan prasarana seperti pengadaan filing kabinet untuk penyimpanan arsip dinamis aktif dan dos arsip tempat penyimpanan arsip in aktif.

3.    Pengelolah arsip SKPD diharapkan tiap tahunnya dapat memilah arsip untuk pengusulan arsip usul musnah.

4.    Para Pengelola Tekhnis Kearsipan agar lebih intensif lagi berkoordinasi dengan LKD tentang  tata cara mengelolah arsip,mempersiapkan penyusutan arsip sampai seterusnya untuk dimusnahkan,

5.    Adanya kesadaran yang besar dari Pengelolah teknnis dan SDM Kearsipan SKPD karena hai ini dapat membantu keberhasilan kerja-kerja Arsip.

Demikian laporan ini di sampaikan  untuk diketahui.